Tips Memilih Aplikasi Keuangan Perusahaan yang Tepat

Saat Anda memilih aplikasi keuangan perusahaan, pastikan Anda memahami kebutuhan dan mengetahui fitur apa saja yang harus dicari sebelum Anda membeli. Saat ini tersedia banyak vendor aplikasi keuangan, mereka menawarkan berbagai fitur dan harga terbaiknya untuk menjadi solusi bisnis Anda. Tetapi sebelum membeli, pastikan Anda memahami dan mempertimbangkan berbagai fitur yang ditawarkan oleh aplikasi tersebut. Karena kalau sampai salah membeli, Anda malah tidak jadi berinvestasi dan malah merugi, tidak mau kan?

Artikel ini akan membahas lengkap mengenai beberapa fitur penting yang harus ada di dalam aplikasi keuangan perusahaan untuk membantu Anda memiliki sistem yang terbaik.

Aplikasi keuangan yang baik harus memfasilitasi pencatatan piutang dan utang, baik itu kepada pelanggan maupun vendor atau supplier. Aplikasi ini akan membantu mengelola piutang menjadi lebih efisien, termasuk pembuatan faktur, memberikan pengingat pembayaran dan menggunakan gateway pembayaran untuk pembayaran online.

Anda juga dapat mengetahui pelanggan mana yang belum membayar dan berapa jumlahnya. Aplikasi keuangan perusahaan akan membantu mengawasi utang bisnis Anda seperti tagihan vendor dan biaya operasional serta fitur pengingat (reminder) agar Anda membayar tepat waktu.

Akuntansi Berbasis Kas dan Akrual

Ada dua metode akuntansi untuk bisnis yaitu metode kas dan akrual. Kalau bisnis Anda masih berskala kecil dan pencatatan transaksinya masih berdasarkan arus masuk dan keluar, maka metode kas cocok untuk Anda.

Tetapi jika bisnis Anda sudah berskala besar yang kegiatannya ada sistem penjualan dan pembelian kredit serta ada piutang dan piutang, maka lebih cocok menggunakan metode akrual.

Banyak perusahaan menggunakan metode kas saat memulai bisnis (masih dalam skala kecil), dan kemudian mereka beralih ke metode akrual ketika bisnis semakin bertumbuh besar.

Nah, aplikasi keuangan Anda harus bisa menggunakan dua metode tersebut, serta bisa memudahkan Anda beralih dari kas ke akrual kalau Anda sewaktu-waktu membutuhkannya. Carilah aplikasi keuangan yang menawarkan metode dan fleksibilitas saat digunakan.

1. Gateway Pembayaran

Sebagai bisnis profesional, Anda pasti ingin memberikan layanan yang terbaik untuk pelanggan. Gateway pembayaran memberikan pelanggan Anda cara yang aman dan terjamin dalam proses pembayaran online.

Aplikasi yang terintegrasi dengan gateway pembayaran online bisa menawarkan beberapa pilihan pembayaran seperti kartu debit, kartu kredit dan transfer online. Setelah pelanggan selesai melakukan pembayaran, status faktur tersebut akan diupdate secara otomatis di sistem.

Ada berbagai macam gateway pembayaran di pasaran, dan semuanya memiliki biaya transaksi yang berbeda. Setelah Anda menemukan gateaway, pastikan aplikasi keuangan perusahaan Anda dapat terintegrasi ke gateway pembayaran tersebut.

2. Tracking Proyek dan Waktu

Ketika Anda menjalankan proyek bisnis untuk klien, Anda memerlukan aplikasi akuntansi yang dapat menangani penagihan berbasis proyek. Anda bisa menagih klien Anda berdasarkan jam kerja proyek atau dengan menetapkan biaya tetap untuk setiap proyek.

Kalau Anda menagih berdasarkan waktu kerja, carilah aplikasi yang bisa melacak waktu kerja Anda dan mengubah lembar tersebut menjadi faktur. Untuk mencegah salah penagihan, pastikan sistem juga mengizinkan Anda melakukan persetujuan pada catatan waktu kerja tersebut sebelum membuat faktur.

3. Rekonsiliasi Bank

Fitur rekonsiliasi bank adalah bagian yang tidak boleh dilupakan ketika Anda mencari aplikasi keuangan perusahaan. Sebaiknya cari aplikasi yang dapat mengambil laporan bank secara otomatis. Anda juga dapat mengatur kriteria khusus dan aturan bank yang secara otomatis akan membuat kategori dan mencocokkan transaksi bank yang Anda import. Proses rekonsiliasi bank akan berjalan lebih cepat dan Anda bisa segera melakukan audit keuangan.

4. Kesiapan Pajak

Manfaat lain ketika bisnis Anda menggunakan aplikasi keuangan adalah kemudahan dalam menghitung pajak. Aplikasi keuangan harus bisa menghitung kewajiban pajak Anda, berapa tarif pajaknya dan menyediakan laporan pajak untuk membantu Anda patuh terhadap pajak yang sudah ditetapkan pemerintah.

5. Otomatisasi

Otomatisasi adalah salah satu fitur berharga dalam aplikasi keuangan, karena Anda dapat membuat dan menjalankan berbagai proses menjadi lebih singkat dan efisien. Misalnya pada faktur dan penagihan, Anda bisa membuat proses transaksi berulang menjadi otomatis, mengirimkan reminder pembayaran ke pelanggan secara otomatis, serta mengirim penagihan berulang kartu kredit secara otomatis.

Auto-scan merupakan fitur lain dari sistem otomatisasi di aplikasi keuangan, fitur ini akan membantu Anda mengambil data dari tanda terima dan mengubahnya menjadi transaksi tanpa perlu ribet.

Sebaiknya pilih aplikasi keuangan perusahaan yang dapat membuat proses membosankan dan berulang menjadi otomatis, serta dapat mengurangi cara manual.

6. Integrasi

Integrasi membuat aplikasi keuangan Anda lebih fleksibel. Ketika Anda membuat perubahan di aplikasi yang terintegrasi, maka akan secara otomatis diupdate di aplikasi Anda tanpa perlu mengulang input data.

Misalnya, integrasi CRM dengan aplikasi keuangan Anda akan memberikan informasi pelanggan ke sistem akuntansi. Setiap update yang dibuat di CRM akan terupdate juga di aplikasi keuangan Anda, jadi semua tim berada di aplikasi yang sama.

Aplikasi keuangan Anda harus bisa terintegrasi dengan pihak ketiga seperti CRM, tools manajemen proyek dan sistem manajemen inventory.

7. Pelaporan

Memantau kesehatan bisnis Anda sangatlah penting. Untuk dapat melacak kinerja bisnis, pilihlan aplikasi keuangan yang bisa menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan arus kas.

Aplikasi yang Anda pilih juga akan membantu menghasilkan laporan untuk departemen keuangan yang berbeda seperti utang dan piutang, inventaris, proyek dan pajak.

Laporan ini akan memberi tahu Anda bagaimana kinerja di divisi tertentu, Anda bisa mengevaluasinya dan mennetukan strategi ke depannya.

Akuntansi melibatkan proses bisnis penting seperti faktur dan penagihan, piutang dan utang, rekonsiliasi bank, kepatuhan pajak, dan pelaporan. Aplikasi keuangan perusahaan harus dapat membantu semua proses bisnis tersebut.

Petimbangan lain saat akan membeli aplikasi keuangan adalah dari sisi usability di mana Anda harus memperhatikan tampilan yang sederhana, keamanan data, dapat diakses di berbagai device dan hak akses pada data tertentu.

Selain itu, harga dan free trial juga penting untuk benar-benar memastikan apakah aplikasi keuangan tersebut cocok dengan budget dan bisnis flow Anda.

Sistem akuntansi yang baik sangat diperlukan untuk pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda. Langkah pertama yang paling penting, adalah memilih aplikasi keuangan yang tepat.

JURNAL merupakan aplikasi dengan sistem ERP yang dapat terintegrasi dengan fungsi bisnis lain seperti akuntansi, penjualan, manufaktur, inventaris dan distribusi.

JURNAL memiliki fitur Rekonsiliasi Bank, Anda bisa melakukan rekonsiliasi secara otomatis dengan menghubungkan aplikasi JURNAL Anda dengan rekening bisnis BCA. Transaksi bank Anda dapat dicocokkan secara otomatis dengan faktur, pembayaran tagihan dan pembelian yang sudah dicatat di JURNAL.

Anda juga dapat melompokkan transaksi serupa dengan bulk import sehingga dapat mencocokkannya sekaligus. Ini sangat berguna jika Anda pindah ke JURNAL dan mengimpor transaksi yang lalu.

Dengan fitur Report Center di JURNAL, Anda bisa mencatat dan membuat laporan keuangan yang meliputi laba rugi, neraca, penjualan dan lain-lain.

Pencatatan dan pelaporan manual tentu saja akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar terjadinya human error. Ini akan menghambat efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda.

JURNAL menawarkan layanan hybrid cloud, di mana Anda bisa memasang aplikasi di server kantor atau di cloud. Aplikasi tetap bisa dipakai meskipun koneksi internet mati.

JURNAL dapat digunakan untuk lebih dari satu entitas perusahaan tanpa biaya tambahan. Dengan database SQL server, JURNAL kuat menampung jutaan transaksi dan tidak akan corrupt.

JURNAL memiliki fitur Auto Number Tax yang dapat memudahkan Anda mencatat penomoran pajak untuk faktur pajak secara otomatis tanpa harus ribet menulis manual.

Anda juga bisa mengexport data pajak perusahaan Anda dari aplikasi JURNAL yang dapat langsung diimport ke aplikasi E-Faktur. E-Faktur Anda dapat langsung dibuat di dalam JURNAL karena sudah terintegrasi dengan OnlinePajak yang dapat menghitung, menyetor dan melapor pajak dalam satu aplikasi saja. Sangat praktis, bukan?

JURNAL menawarkan UI UX yang baik diantaranya dapat digunakan di berbagai device seperti desktop dan smartphone, tampilan yang simple dan navigasi yang jelas, color scheme yang tidak kontras sehingga tidak membuat mata Anda sakit dan setiap fiturnya memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh pemilik bisnis di berbagai divisi.

JURNAL menyediakan aplikasi yang dapat dicustom sesuai dengan bisnis flow perusahaan Anda. Segera konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan ahli Jurnal dengan mengunjungi link berikut ini https://www.jurnal.id/id/aplikasi-keuangan/.

Semoga artikel ini bermanfaat dan jangan lupa share, ya!

Leave a Comment